Dokumentenmanagement

Menge und Komplexität von Dokumenten sicher beherrschen

Die Digitalisierung führt zu einer exponentiellen Zunahme von Dokumenten. Um gesuchte Dokumente dennoch schnell auffindbar zu machen, Versionen und Status präzise zu kontrollieren sowie die inhaltliche Zusammenarbeit reibungslos zu steuern, ist eine effiziente Verwaltung erforderlich. Klassische Netzwerklösungen wie SharePoint stoßen dabei an Grenzen. Die zunehmende Menge und Komplexität sowie die Vielfalt an Formaten erfordern innovative, flexible Systeme. Unternehmen brauchen eine Lösung, die als Single Source of Truth fungiert und die Trennung zwischen Metadaten und Dokumenteninhalten intelligent nutzt. Erfahren Sie, wie Sie Dokumente mit CONTACT Elements effizient verwalten, organisieren und gemeinsam nutzen können!

Vorteile von Document Management

Wissen mit intelligenter Dokumentenlogistik bereitstellen
Dokumente Arbeitskontexten zuordnen und direkt verfügbar machen
Dokumentenrecherche mit Enterprise Search deutlich beschleunigen
Office inklusive Outlook nahtlos integrieren
Wertvolles Know-how zuverlässig schützen
Prüf- und Freigabeprozesse schneller gestalten
Regulatorische Vorgaben mit weniger Aufwand erfüllen

Wissen mit intelligenter Dokumentenlogistik zentral bereitstellen

CONTACT Documents verwaltet alle Dokumente, die im Produktlebenszyklus entstehen ‒ von CAD-Modellen und Fertigungsunterlagen bis hin zu Multimedia-Dateien, Kundendokumentationen und E-Mails. Durch dynamische Ordnungsstrukturen, präzise Statuskontrolle und intelligente Dokumentenlogistik profitieren Sie von Transparenz, Effizienz und Verlässlichkeit. Ordnen Sie Dokumente gezielt Arbeitskontexten wie Projekten, Aufgaben oder Produkten zu. Integrierte Workflows und Vorlagen, etwa für Prüfprozesse, ermöglichen es, Abläufe strukturiert zu steuern und zu automatisieren. So sind alle relevanten Dokumente im jeweiligen Kontext auf Knopfdruck verfügbar.

Wissen mit intelligenter Dokumentenlogistik zentral bereitstellen

CONTACT Documents verwaltet alle Dokumente, die im Produktlebenszyklus entstehen ‒ von CAD-Modellen und Fertigungsunterlagen bis hin zu Multimedia-Dateien, Kundendokumentationen und E-Mails. Durch dynamische Ordnungsstrukturen, präzise Statuskontrolle und intelligente Dokumentenlogistik profitieren Sie von Transparenz, Effizienz und Verlässlichkeit. Ordnen Sie Dokumente gezielt Arbeitskontexten wie Projekten, Aufgaben oder Produkten zu. Integrierte Workflows und Vorlagen, etwa für Prüfprozesse, ermöglichen es, Abläufe strukturiert zu steuern und zu automatisieren. So sind alle relevanten Dokumente im jeweiligen Kontext auf Knopfdruck verfügbar.

Highspeed-Recherche mit Enterprise Search nutzen

Die Google-ähnliche Voll- und Freitextsuche Enterprise Search macht die Recherche im unternehmensweiten Dokumentbestand zur Sache von Sekunden. Intelligente Funktionen wie Autocomplete, Ranking- und Filteroptionen, kombinierbare Metadaten, Wildcard-Suchen und die integrierte Vorschau führen Recherchen schnell zum gewünschten Ergebnis. Klare Ordner- und Klassifikationskonzepte, frei definierbare Such-Favoriten und dynamische Projektordner liefern ebenfalls spürbaren Mehrwert bei der Suche nach Dokumenten.

Highspeed-Recherche mit Enterprise Search nutzen

Die Google-ähnliche Voll- und Freitextsuche Enterprise Search macht die Recherche im unternehmensweiten Dokumentbestand zur Sache von Sekunden. Intelligente Funktionen wie Autocomplete, Ranking- und Filteroptionen, kombinierbare Metadaten, Wildcard-Suchen und die integrierte Vorschau führen Recherchen schnell zum gewünschten Ergebnis. Klare Ordner- und Klassifikationskonzepte, frei definierbare Such-Favoriten und dynamische Projektordner liefern ebenfalls spürbaren Mehrwert bei der Suche nach Dokumenten.

Office-Welt integrieren

Digitale Dokumente stehen in neutralen, beständigen Viewing-Formaten bereit und werden sicher archiviert. Dies ermöglicht es, sie in allen Unternehmensprozessen zu nutzen. Documents unterstützt mit einer leistungsstarken Office-Integration alle Schritte beim Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten. Im vertrauten Look & Feel der Windows- und Office-Welt können Sie Office-Dokumente, einschließlich Outlook-E-Mails, in Ihre Geschäftsabläufe einbinden und direkt aus dem PLM-System heraus bearbeiten.

Know-how schützen

Mit unserem auf Schutzklassen und Regeln basierenden Berechtigungssystem verknüpfen Sie Zugriffsrechte automatisch mit Rollen und Inhalten. So schützen Sie Ihr Unternehmens-Know-how wirksam – sei es durch die Beschränkung des Zugriffs auf vertrauliche Forschungsdokumente oder den Ausschluss bestimmter Standorte von Detailzeichnungen spezifischer Produktgruppen. Erstellen Sie maßgeschneiderte Fachregeln ganz ohne aufwendige Programmierung!

Prüf- und Freigabeprozesse beschleunigen

Mit dem Workflow Designer von CONTACT Elements kreieren Sie schnell und einfach Vorlagen für Ihre Geschäftsprozesse. Sie stellen Vorlagenbibliotheken bereit, um Aufgaben synchronisiert, schneller und zuverlässiger auszuführen. Individuelle Workflows lassen sich auch ad hoc definieren. Die automatische Protokollierung gewährleistet dabei durchgängige Nachweisbarkeit und Compliance. CONTACT Tasks bietet Ihren Mitarbeiter*innen eine umfassende Übersicht über alle aktuellen Aufgaben. Der direkte Zugang zu Dokumenten und Kontextinformationen hilft, die Aufgaben schnell und gezielt zu bearbeiten. Mit CONTACT Activities stimmen sich Ihre Teams im Kontext der Aufgaben ab und greifen dabei direkt auf alle benötigten Informationen und Dokumente zu.

Prüf- und Freigabeprozesse beschleunigen

Mit dem Workflow Designer von CONTACT Elements kreieren Sie schnell und einfach Vorlagen für Ihre Geschäftsprozesse. Sie stellen Vorlagenbibliotheken bereit, um Aufgaben synchronisiert, schneller und zuverlässiger auszuführen. Individuelle Workflows lassen sich auch ad hoc definieren. Die automatische Protokollierung gewährleistet dabei durchgängige Nachweisbarkeit und Compliance. CONTACT Tasks bietet Ihren Mitarbeiter*innen eine umfassende Übersicht über alle aktuellen Aufgaben. Der direkte Zugang zu Dokumenten und Kontextinformationen hilft, die Aufgaben schnell und gezielt zu bearbeiten. Mit CONTACT Activities stimmen sich Ihre Teams im Kontext der Aufgaben ab und greifen dabei direkt auf alle benötigten Informationen und Dokumente zu.

Regulatorische Vorgaben mit weniger Aufwand erfüllen

Intelligente Dokumentlogistik bedeutet auch, dass alle Schritte im Lebenslauf eines Dokuments belegt werden können. Dabei hilft das Prinzip Compliance in Process: Ihre Mitarbeiter*innen müssen für etwaige Dokumentationspflichten nicht aufwendig separat Buch führen. Beginnend mit den ersten funktionalen Anforderungen erfüllen und belegen sie ihre regulatorischen Vorgaben anhand von Best-Practice-Vorlagen automatisch. So erfüllt Ihr Unternehmen Compliance-Auflagen entlang Ihrer Prozesse schneller und mit deutlich weniger Aufwand.

Regulatorische Vorgaben mit weniger Aufwand erfüllen

Intelligente Dokumentlogistik bedeutet auch, dass alle Schritte im Lebenslauf eines Dokuments belegt werden können. Dabei hilft das Prinzip Compliance in Process: Ihre Mitarbeiter*innen müssen für etwaige Dokumentationspflichten nicht aufwendig separat Buch führen. Beginnend mit den ersten funktionalen Anforderungen erfüllen und belegen sie ihre regulatorischen Vorgaben anhand von Best-Practice-Vorlagen automatisch. So erfüllt Ihr Unternehmen Compliance-Auflagen entlang Ihrer Prozesse schneller und mit deutlich weniger Aufwand.

Dokumente integriert in PLM-Systemen verwalten

Der Informations- und Datenaustausch nimmt eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter*innen ein. Zu jedem Zeitpunkt immer die richtige Information im jeweils gültigen Stand zu finden, ist keine triviale Aufgabe. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von in PLM-Systemen integrierten Dokumenten.

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