Dokumentenmanagement &
Content Management
Die Zahl der Dokumente – von A wie Angebot bis Z wie Zwischenbericht – kann schon in einem einzelnen Projekt in die Hunderte oder Tausende gehen. Angesichts der Komplexität der Produktentwicklung führen konventionelle Ablagen auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Systemen in die Sackgasse. Erforderlich ist eine intelligente Informations- und Dokumentenlogistik, die Übersicht schafft und das Teamwork unterstützt.
Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.1 Im Gegensatz zum CAD-Datenmanagement, das die 2D- und 3D-Entwicklungsdaten umfasst, beinhaltet das übergeordnete Dokumentenmanagement sämtliche im Kontext des Produktentstehungsprozesses erzeugten Dokumente – von Office-Dokumenten wie Word und Excel über Bilddaten bis hin zu E-Mails und anderen Dokumententypen. Begrifflich ist zudem zwischen Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) zu unterscheiden.
Dokumentenmanagement vs. Enterprise Content Management
Während reine Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oft losgelöst von anderen Unternehmensanwendungen (als „Stand-alone-Lösung“) auf Dokumentenverwaltung beschränkt sind, umfasst das Konzept des ECM die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung („Manage“), Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten („Content“).2 Im Kontext der Produktentwicklung stehen die im Englischen mit „Manage“ gebündelten Funktionen (der deutsche Begriff Verwaltung greift hier zu kurz) im Fokus: Über die Dokumentenverwaltung hinaus spielen vor allem Funktionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit sowie die Vorgangsbearbeitung und Vorgangssteuerung eine zentrale Rolle.3
PLM-Systeme als Integrationsplattform
Das Konzept des Product Lifecycle Managements entwickelte sich zu Anfang des 21. Jahrhunderts zum beherrschenden Paradigma in der Produktentwicklung.4 PLM-Systeme gelten daher als führende Systemgattung für den Produktentstehungsprozess. Schnittstellen zu MS Office und anderen Anwendungen, in denen produktrelevante Informationen erzeugt und gespeichert werden, gehören mittlerweile zum Standard leistungsfähiger Systeme. Darüber hinaus erlauben XML-basierte Webservices heute den einfachen Zugriff auf Informationen in anderen Unternehmensanwendungen wie ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management) und CRM (Customer Relationship Management). Dies macht moderne PLM-Systeme zur einer umfassenden, formatübergreifenden Integrationsplattform für alle produktrelevanten Daten und Dokumente.
Geltungssicherheit, Dokumentenschutz und Revisionssicherheit
Im Kontext des PLM ist die Integration aller Abläufe und Informationen über den gesamten Produktlebenszyklus kennzeichnend für die Funktion des Dokumentenmanagements. Ein charakteristisches Merkmal des PLM-basierten Dokumentenmanagements ist daher die Fähigkeit, über die Verwaltung der verschiedenen Versionsstände Geltungssicherheit zu gewährleisten sowie den Lebenszyklus eines Produkts abzubilden und zu dokumentieren. Funktionen wie differenzierte Rechtesystematiken und Instrumente wie digitale Dokumentenschlüssel gewährleisten Dokumentenschutz. PLM-Systeme unterstützen zudem das Compliance Management – beispielsweise die revisionssichere Ablage nach GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
Informationslogistik als Basis für Wissensmanagement und Informationsmanagement
Entscheidend im Rahmen der Produktentstehung ist nicht allein die Verwaltung und Archivierung der Dokumente. Genauso bedeutend ist deren Bereitstellung durch Statussteuerung sowie eine geeignete Infrastruktur. Dementsprechend zeichnen sich PLM-Systeme dadurch aus, dass sie sowohl Daten und Dokumente selbst als auch die zwischen ihnen bestehenden Beziehungen im Rahmen komplexer Prozesse verwalten können. Dokumente können durch Stichwortstrukturen klassifiziert und Zusammenhänge zwischen Dokumenten und Projekten übersichtlich in Strukturbäumen dargestellt werden. In Verbindung mit ausgefeilten Suchfunktionen ermöglichen leistungsfähige Systeme eine intelligente Logistik, die das Informations- und Wissensmanagement in Unternehmen unterstützt.
Dokumente als Bindeglieder von Geschäftsprozessen in der Entwicklungszusammenarbeit
Die Informations- und Dokumentenlogistik sorgt dafür, dass Anwendern die für ihre Aufgaben benötigten Informationen und Dokumente unmittelbar in ihrer Arbeitsumgebung zur Verfügung stehen. Dokumente sind in der Produktentstehung eines der entscheidenden Bindeglieder zwischen den Aufgaben entlang der Prozesse des Projektmanagements. Mit dem zusätzlichen Einsatz von Replikationslösungen fungieren PLM-Backbones als Kollaborationsplattform der global verteilten Produktentwicklung. Zu den besonderen Anwendungsfällen in diesem Kontext zählt zum Beispiel das so genannte Transmittal Management. Hier sorgen PLM-Systeme für die nachweisbare Übermittlung von Dokumenten im Rahmen der Kommunikation zwischen Entwicklungspartnern oder zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern.
PLM-integriertes Product Information Management (PIM)
Eine weitere wichtige Disziplin des im Kontext der Produktentwicklung ist das Produktinformationsmanagement (auch PIM oder engl. Product Information Management). Darunter „versteht man die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Ausgabemedien beziehungsweise Vertriebskanälen sowie für unterschiedliche Standorte. Voraussetzung dafür ist die medienneutrale Verwaltung, Pflege und Modifikation der Produktinformationen in einem zentralen System.“5
PIM-Systeme kommen zum Einsatz, um alle erdenklichen Vertriebskanäle zu speisen – vom elektronischen Katalog über den Onlineshop bis zum Printkatalog. Sie nutzen hierzu teilweise Komponenten des Output Managements, des Web Content Managements und des Enterprise Content Managements als Dienste6 beziehungsweise stellen entsprechende Funktionen bereit. Leistungsstarke PLM-Systeme verfügen über integrierte PIM-Funktionalitäten. So können alle am Produktentstehungsprozess beteiligten Abteilungen wie Entwicklung und Konstruktion, Produktmanagement, Marketing und Vertrieb auf eine einheitliche Datenbasis zugreifen – diese Funktion der „Single Source of Truth“ wird vielfach als einer der zentralen Vorteile von PLM-Systemen angeführt.
