Prozess- & Workflow Management
Die Entwicklung neuer Produkte ist heutzutage keine Aufgabe mehr für Einzelkämpfer, häufig bedarf es Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen, die ihr Wissen und ihre Fähigkeiten in die Produktentwicklung einbringen. Gemäß der Workflow Management Coalition organisieren, systematisieren und automatisieren Workflows Geschäftsprozesse ganz oder teilweise.¹ Anhand von Regeln werden Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Akteur an einen anderen weitergegeben. Ziel von Workflows ist es, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu optimieren und so effizient wie möglich zu gestalten.²
Workflows strukturieren Aktivitäten und Aufgaben in logische Abfolgen
Ein Workflow besteht aus einer vorgegebenen Abfolge von einzelnen Arbeitsaufgaben, die notwendigerweise bearbeitet werden müssen, um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen – z.B. die Entwicklung eines (Teil-)Produkts oder die Freigabe eines Dokuments. Innerhalb eines Workflows werden Aktivitäten/Aufgaben und deren Beziehungen definiert und in eine zeitliche und/oder inhaltliche logische Abfolge gesetzt. So wird festgelegt, wer welche Aufgabe bis wann bearbeitet, wer für die nächste Aufgabe veranwortlich ist und wann die Aufgabe bei Durchführung aller Schritte als vollständig bearbeitet gilt. Die einzelnen Teilaufgaben können sowohl sequenziell als auch parallel angeordnet werden.2,3,4
Workflow mit paralleler Aufgabenstruktur
Grundsätzlich besteht ein Workflow aus folgenden Komponenten 3,4:
- Prozessbeteiligte, die an der Bearbeitung mindestens einer Aufgabe mitwirken
- Aufgaben, die sequentiell oder parallel in einer festgelegten Abfolge durchlaufen werden. Bei der sequenziellen Abarbeitung bauen die einzelnen Aufgaben aufeinander auf, d.h. die nächste Aufgabe wird erst gestartet, wenn die vorherige abgeschlossen ist:
Können Aufgaben unabhängig voneinander bzw. zeitgleich abgearbeitet werden, spricht man von einer parallelen Anordnung der Aufgaben:
Je nach Anwendungsfall, können dabei auch standardisierte Modellierungsansätze wie z.B. Business Process Model and Notation (BPMN) oder UML-Diagramme (z.B. Zustands- oder Aktivitätsdiagramme) zum Einsatz kommen.
- Aufgaben, die sequentiell oder parallel in einer festgelegten Abfolge durchlaufen werden. Bei der sequenziellen Abarbeitung bauen die einzelnen Aufgaben aufeinander auf, d.h. die nächste Aufgabe wird erst gestartet, wenn die vorherige abgeschlossen ist:
- Zuordnung von Aufgaben zu Prozessbeteiligten, ggf. mit Angaben zur Dauer einzelner Arbeitsschritte oder Fälligkeitsvermerken
- Ergebnisse (z.B. Freigabe eines Dokuments) oder auch Teil-Ergebnisse (z.B. inhaltliche Prüfung eines Dokuments)
- Statusinformationen über den Fortschritt der Arbeitsschritte und Ergebnisse, so dass Informationen des gesamten Ablaufs für alle Beteiligten einsehbar sind und Verzögerungen oder Probleme im Ablauf schnell erkannt werden können
Workflow-Management-System
Workflow-Management bezeichnet die Bereitstellung und operative Steuerung von Workflows. Workflow-Management-Systeme stellen die notwendigen Daten bereit und ermöglichen es, Workflow-Vorlagen zu definieren sowie Regeln für die Bearbeitung der einzelnen Aufgaben zu hinterlegen. Die Dokumentation des gesamten Ablaufs ermöglicht allen Beteiligten zu sehen, wer wann was getan hat. Dies sorgt für einen einheitlichen und standardisierten Ansatz bei der Erstellung und Durchführung von Workflows und führt zu einer Effizienz- und Qualitätssteigerung der Arbeitsabläufe.3
Standardisierte Geschäftsprozesse
Häufig wiederkehrende und stark arbeitsteilige Prozesse bieten sich an, über standardisierte Prozessvorlagen abgebildet zu werden. Die zugehörigen Workflows werden schematisch mit den jeweiligen verantwortlichen Mitarbeitern definiert und als Vorlagen, z.B. für die Freigabe von Dokumenten oder die Durchführung von technischen Änderungen, im System hinterlegt. Für den konkreten Anwendungsfall wird der Workflow aus der standardisierten Vorlage ausgeprägt und mit den noch notwendigen Informationen (z.B. zu Fälligkeitsdaten) ergänzt. Somit ist sichergestellt, dass Arbeitsprozesse immer den qualitätsgesicherten Vorlagen entsprechen.
Technische Änderungen sicher und flexibel mit Workflow-Vorlagen gestalten
Der Engineering Change-Prozess ist definiert als die Abfolge von Änderungsanforderung (Engineering Change Request, ECR), Änderungsauftrag (Engineering Change Order, ECO) und Änderungsmitteilung (Engineering Change Notification, ECN). Die Bewertung und Bearbeitung einer technischen Änderung erfordert häufig das Zusammenwirken von mehreren Abteilungen und Fachdisziplinen. Speziell auf das Änderungsmanagement ausgerichtete Workflow-Vorlagen helfen dabei, diese hoch arbeitsteiligen Vorgänge effizient und sicher im Unternehmen gestalten zu können.
Freigabe-Workflows mit digitaler Signatur
An der Prüfung und Freigabe von Dokumenten sind in der Regel Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, die unterschiedliche Funktionen – Erstellen und Überprüfen des Inhalts – übernehmen. Workflows können diese Aufgaben berechtigten Personen mit der jeweiligen Funktion und Rolle sowie einer Zeitvorgabe, bis wann die jeweilige Aufgabe zu erfüllen ist, und den zugehörigen Kontextinformationen wie Dokumentverweise bereitstellen. In besonderer Weise eignen sich Workflows für die kontrollierte Aufgabenverteilung und für Genehmigungsverfahren: Spezielle Signaturaufgaben sorgen dafür, dass die beteiligten Personen das Dokument prüfen und im selben Arbeitsschritt digital signieren. Vorgänge können somit schneller bearbeitet und Geltungssicherheit zugleich gewährleistet werden. Die mitlaufende Dokumentation stellt die durchgängige Nachweisfähigkeit sicher. Über die Freigabe des Dokuments können alle beteiligten Mitarbeiter automatisch informiert werden.
