Es gibt zwei Extremszenarien, die zu vermeiden sind: Erstens eine hastige Umsetzung ohne klare Ziele und Konzepte und zweitens – das genaue Gegenteil – den bis ins letzte Detail ausgetüftelten visionären Masterplan, dessen Voraussetzungen schon überholt sind, bevor die Konzeptphase abgeschlossen ist. Der folgende Leitfaden zeigt die wesentlichen Aspekte auf, die bei der Einführung zu beachten sind.

Verständnis im Unternehmen – Unterstützung der Geschäftsleitung

Es ist sehr wichtig, ein Bewusstsein für das Thema PLM im gesamten Unternehmen zu fördern, bevor Sie mit der Implementierung beginnen. Die für die Einführung Verantwortlichen sollten alle Mitarbeiter mit auf Ihre „PLM-Mission“ nehmen und ausführlich erläutern, welche Vorteile die Einführung des neuen Systems bringt und wie der Implementierungsprozess ablaufen soll. Genauso wichtig ist die Unterstützung der Geschäftsleitung. Viele PLM-Initiativen scheitern, weil es an einem klaren Bekenntnis „von oben“ zum neuen System fehlt. Bestenfalls eröffnet die Geschäftsleitung die Roll-out-Phase mit einer Ansprache an alle Mitarbeiter, in der sie um Unterstützung des PLM-Teams bittet und zu einem kollektiven Lernprozess einlädt!

Klare Zieldefinition

Unklare oder auch unrealistische Zielsetzungen sind die häufigsten Gründe dafür, dass die Einführung neuer IT-Systeme scheitert. Insbesondere aufgrund der Komplexität eines PLM-Systems und weil verschiedene Abteilungen auch unterschiedliche Interessen und Erwartungen an die Einführung haben (die Erwartungen der Entwickler werden andere sein als die des Controllings), ist die Formulierung eindeutiger Ziele unerlässlich. Daher gilt es, von Anfang an realistische Ziele zu kommunizieren und auf etwaige Hindernisse hinzuweisen, die auftauchen können. Das Setzen von Zwischenzielen und die Nutzung bewährter Methoden des Projektmanagements (Definition von Quality Gates/Meilensteinen usw.) ist zur Erfolgskontrolle sehr zu empfehlen.

Zeitplan

Ein belastbarer Einführungsplan setzt umsichtiges Change Management voraus. Vermeiden Sie zu optmistische Zeitpläne - dies führt zwangsläufig zu Abweichungen vom geplanten Roll-out. Auch im Hinblick auf strategisch zielführendes Change Management ist es sinnvoll, sich zu Beginn auf die so genannten Quick wins zu konzentrieren - also auf jene Bereiche, die das beste Verhältnis von Aufwand und Nutzen aufweisen und in denen somit schnell erste Erfolge realisiert werden können. Wie viel Zeit von der Projektvorphase bis zur Produktivnahme benötigt wird, kann man aufgrund individuell stark variierender Bedingungen kaum generell angeben. Als Minimal-Richtwert kann man von 12 bis 18 Monaten bei umfassenderen PLM-Lösungen ausgehen.

Key-User als Trainer und Promoter

Die Gewinnung von so genannten Key-Usern kann die Einführung maßgeblich unterstützen. Jede Abteilung des Unternehmens, für die die Nutzung in Frage kommt, stellt dabei einen Anwender, der seine Kollegen bei der Einarbeitung in die neuen Methoden unterstützt. Bestenfalls verfährt man schon bei der Schulung nach dem Prinzip, zuerst die Key-User ausbilden zu lassen und ihnen dann das Training der anderen Mitarbeiter zu übertragen. Die Vorteile dabei: Das Know-how verbreitet sich schneller im Unternehmen, Trainer und Teilnehmer der Kurse „sprechen dieselbe Sprache“ und können sich auf praktische Beispiele aus dem eigenen Haus konzentrieren – was wiederum die Akzeptanz der gesamten PLM-Einführung erheblich fördert.

Projektmarketing

Sehr oft fehlt begleitendes Projektmarketing bei PLM-Einführungen völlig oder ist unzureichend. Dabei sind die Folgen mangelnder Kommunikation gravierend: Schlecht informierte Mitrabeiter können sich für Neues nicht begeistern – sie arbeiten weiter wie gehabt am System vorbei und damit gegen das Projekt. Umfassende und kontinuierliche Mitarbeiterinformationen über das PLM-Projekt, dessen Ziele, Zeitplan und Ansprechpartner sind daher unserlässlich. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Einführung kommunikativ begleitend zu beflügeln: von einem griffigen Namem für das Projekt oder das neue System über Roadmaps, die Anlass, Vorgehen, Ziele und Ansprechpartner des Projekts aufführen (in Form von Broschüren oder Plakaten) bis zu Beiträgen in hauseigenen Wiki, Blogs oder Newsletter oder Hauszeitungen. Letztlich geht es um Werbung für die gute Sache!

Wirtschaftlichkeit: Messung und Kommunikation des PLM-Erfolgs

Erfolg ist nicht selbstverständlich – noch weniger verbreitet sich die Kunde darüber automatisch. Oft wird vergessen, den quantitativ bestimmbaren Erfolg einer PLM-Systemeinführung auch im Unternehmen bekannt zu machen. Führen Sie von Anfang an regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch und präsentieren Sie die Ergebnisse im Unternehmen. So zeigen Sie – im angenommenen positiven Fall – auf, dass sich die Verlässlichkeit und Qualität der Daten verbessert, die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten beschleunigen und die Entwicklungsproduktivität erhöht. Die Amortisation einer PLM-Einführung kann bereits nach einigen Monaten beginnen. Die Ausschöpfung des gesamten Potenzials (und dessen Ausbau durch Systemanpassungen und -ergänzungen) ist nach ca. zwei bis fünf Jahren zu erwarten. Kontinuierliches Monitoring und die regelmäßige Präsentation von erfolgreichen Zwischenergebnissen sind auf jeden Fall unerlässlich für die Akzeptanz und den Erfolg eines PLM-Projekts.