Aufgrund der Vielzahl zu berücksichtigender Faktoren und der teils schwierigen Messbarkeit ist eine minutiöse Kosten-Nutzung-Kalkulation im Vorfeld der Einführung eines PLM-Systems schwer möglich. Gleichwohl gibt es eine Reihe monetär gut bewertbarer und gut messbarer Faktoren aus dem Arbeitsalltag in jedem Unternehmen, die als Grundlage für ROI-Berechnungen herangezogen werden können: Dazu zählen z.B. geringerer Arbeitsaufwand durch Automatisierung von Routinetätigkeiten, optimierte Bestellzeitpunkte, reduzierte Durchlaufzeiten oder erhöhte Verwendung von Wiederhol- bzw. Vorzugsteilen.

Berechnung der Nutzeneffekte mit Mengengerüst

Im Prinzip gibt es zwei verschiedene Arten von Nutzen, die durch den Einsatz eines PLM-Systems entstehen. Entweder resultieren sie aus einer Kostenreduktion bei gleicher Leistung oder aus einer Leistungserhöhung bei gleichem Ressourceneinsatz, wobei die Abgrenzung zwischen den beiden fließend ist. Dabei lassen sich die Nutzen in quantifizierbare und nicht quantifizierbare Größen einteilen. 

Parameter wie Stundensätze oder Jahresarbeitsstunden pro Mitarbeiter und ein Mengengerüst bestehend aus der Anzahl neu angelegter Artikel, bearbeiteter und freigegebener Dokumente, erledigter Arbeitsschritte (z.B. Bearbeitung eines Prüfpunkts einer technischen Änderung) können das Fundament der quantitativen Betrachtungen bilden. Einsparungen durch den Wegfall der Nachkontrolle redundant in der Datenbank und im ERP-System erfasster Artikel oder beschleunigter Durchlaufzeiten von technischen Änderungsprozessen werden so leicht quantifizierbar.

Den Kosten für die Einführung und den Einsatz eines PLM-Systems lassen sich so über einen Betrachtungszeitraum von z.B. fünf Jahren solide kalkulierte Einsparungen durch die Nutzeneffekte gegenüberstellen. Und darin sind schwer messbare Effekte wie erhöhte Mitarbeitermotivation, verbesserter Know-how-Schutz, Imagegewinn oder ähnliches nicht einmal enthalten. Die stichwortartige Darstellung der wesentlichen Nutzenaspekte verschafft einen Überblick.

PLM-Nutzenaspekte im Überblick¹

Arbeitsaufwand und Kosten senken

• Wiederverwendung statt Neuanlage/Neuentwicklung
• Automatisierte Buchführung z.B. im Produktdatenaustausch oder im ECM
• Wegfall doppelter Datenerfassung z.B. durch ERP-Schnittstelle
• Kostenersparnis durch schlankere IT-Infrastruktur
• Automatisierte Stücklistenausleitung und Übergabe an ERP
• Senkung der Änderungskosten durch bessere Planung, standardisierte Workflows, ECR-Audits
• Beseitigung von Schwachstellen, die aus organisations- oder informationstechnischen Mängeln oder aus Problemen durch den Einsatz von CAx-Systemen resultieren

Beschleunigung der Durchlaufzeiten

• Standardisiertes und flexibles Workflow Management
• Best-Practice und Vorlagenmanagement
• Automatisierung von Routinetätigkeiten (Benachrichtigungen, Konvertierung in Neutralformate)
• Technische Änderungen (Elektronischer Umlauf, Parallele Prüfvorgänge)
• Datenverfügbarkeit im weltweiten Entwicklungsverbund durch Replikationslösungen

Erhöhung der Ergebnisqualität und der Entwicklungsproduktivität

• Reduzierung bzw. Vermeidung von Fehlern durch vollständige und geltungssichere Daten
• Prozesssicherheit durch reifegradgesteuertes Workflow Management
• Durchsetzung von Qualitätsstandards, z.B. Quality Gates Methodik
• Systematisches Projektmanagement durch integrierte Termin-, Ressourcen- und Ergebnisplanung
• Sicherstellung der Konformität mit Normen und Standards (Compliance)
• Zielsichere Entwicklung komplexer mechatronischer Produktstrukturen
• Funktionsorientierung im Anforderungsmanagement und Variantenmanagement (Frontloading)
• Simulationsmodelle
• Verbessertes Time-to-Manufacturing durch integrierte Lösungen für das Innovationsmanagement

Verbesserte Steuerungsfähigkeit des Unternehmens

• Bewertung und permanente Verbesserung der Produktentwicklungsprozesse anhand standardisierter Indikatoren (Änderungsmanagement, Projektmanagement usw.)
• Reibungslose Kommunikation durch standardisierte Terminologie
• Einfache und schnelle elektronische Verteilung von Daten, Dokumenten, Mitteilungen und wichtigen Informationen für Entscheidungsprozesse
• Zielsichere Identifizierung von Schwachstellen, kontrolliertes Steuern und Nachjustieren