In der Diskussion um die digitale Transformation gerät ein großes Potenzial oft aus dem Blick: Dokumente. Intelligent genutzt, machen sie viele Geschäftsprozesse transparenter, zuverlässiger und schneller. Stehen Dokumente und Prozesse im Web zur Verfügung, erschließen sich noch einmal neue Anwenderkreise.

Dokumente steuern Arbeitsabläufe, bilden Best Pratices ab, unterstützen das Teamwork, sind Wissensspeicher, revisionssicherer Beleg und vieles mehr. Kurzum: Ein gut organisiertes Dokumentenmanagement, das Anwendern die für sie relevanten Informationen schnell, unkompliziert und stets aktuell liefert, ist ein Hebel für mehr Wertschöpfung in den Unternehmensprozessen.

Mit dem aktuellen Release 15.1 seiner Technologieplattform Elements stellt CONTACT nun wichtige Anwendungsszenarien rund um das Dokumentenmanagement durchgängig im Browser bereit. Die Web-Oberfläche kombiniert Bewährtes und Neues in einem modernen, attraktiven Design. Intuitive Bedienkonzepte schaffen ein besseres Nutzererlebnis und machen CIM DATABASE PLM und Project Office Anwender produktiver. Ein durchgängiges und einfaches Navigationsschema hilft, dass sie sich gut in der neuen App zurechtfinden.

Schnelles Suchen und Finden
Die Suche nach Dokumenten ist auf die Bedürfnisse der Anwender zugeschnitten. Beim Aufruf der App landen sie auf der Übersichtseite und bekommen gleich die Suchergebnisse angezeigt, wenn ein eigener oder vordefinierter Suchfavorit als Voreinstellung hinterlegt ist.

Starten Anwender eine freie Suche, geben sie die gewünschten Suchattribute einfach über einen Auswahlkatalog ein. Dieses neue Verfahren hat zwei wesentliche Vorteile: Zum einen müssen Anwender für die Suche nicht mehr das komplette Datenblatt aufrufen. Zum anderen ist das Vorgehen effizienter, wenn die Anzahl der Suchattribute und -begriffe beschränkt ist – was auf die meisten Suchszenarien zutrifft. Die jeweiligen Suchkriterien können dauerhaft als Favorit gespeichert werden.

Die für den Anwender relevanten Dokumente sind schnell zu identifizieren, da die Suchergebnisse sowohl die Metadaten als auch eine Vorschau anzeigen. In vielen Fällen reichen diese Informationen aus, so dass Anwender über Aktions-Icons wichtige Operationen direkt auslösen oder zur Detailseite des Dokuments wechseln können.

Inhalt im Fokus
Die Detailseite folgt einem neuen Konzept: Der Inhalt des Dokuments steht im Vordergrund. Dennoch geraten wichtige Informationen wie die Metadaten nicht aus dem Blick! Relevante Referenzen des Dokuments (wie beispielsweise sein Projektbezug) werden optisch hervorgehoben und erleichtern über Hyperlinks das Navigieren im Kontext.

Anwender können sich bei Bedarf weitere Informationen wie enthaltene Dateien, Aufgaben oder Workflows anzeigen lassen. Der integrierte Activity Stream vereinfacht die interne Diskussion zum Dokument und unterstützt das kollaborative Arbeiten.